Le courriel

Notions-clés : webmail, client mail, email, courriel, netiquette, troll, flame war, spam, hameçonnage, confidentialité.

Profils-clés : Arpanet, Larry Roberts, Jacques Vallée, Gmail, Hotmail.

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Le courrier électronique, inventé en 1965, est une des plus anciennes fonctionnalités d'internet (en réalité, le courriel existait déjà au sein d'Arpanet). Et on en prédit la mort depuis plus de trente ans. Un truc de vieux le courriel ? Détrôné dans le cœur des nouvelles générations par le SMS, les réseaux sociaux et la messagerie instantanée sur les smartphone ? Une technologie dépassée, attaquée et rendue inefficace par les centaines de millions de spams, les attaques de virus et autres encombrements qui menacent de la paralyser ?

Et pourtant, son usage ne cesse de progresser. Qui peut affirmer pouvoir s'en passer dans sa vie personnelle et professionnelle ? Il sert à tout, ce bon vieux mail, si simple à utiliser et si robuste malgré son archaïsme technique. Il permet d'organiser des réunions, de monter des projets, de mener des discussions collectives, de garder le contact par-delà les océans et même pour les couples séparés, de gérer leurs différends en évitant les confrontations.

Conçu comme une sorte de continuation du courrier postal, son usage ne s'est pas imposé de manière évidente. Dans son livre de souvenirs Au cœur d'Internet, Jacques Vallée raconte comment tout cela a réellement démarré : « Le vrai tournant s'est produit quand Larry Roberts (le père d'Arpanet, ndlr) a diffusé un ordre. », écrit-il. « Il allait répondre à toute lettre dans le mois qui suivait, à tout coup de téléphone dans la semaine, et à un message électronique dans la journée. Comme il tenait les cordons de la bourse, tous les directeurs de site se convertirent immédiatement à l'interaction par le réseau. »

Est-ce l'astuce de Larry Roberts qui a fait du courriel un accélérateur de communication ? On ne le sait pas. Il est pourtant clair que le mail nous met la pression. Il nous poursuit sur nos ordinateurs, nos tablettes et nos téléphones portables, en tous lieux et à toute heure. Il y a urgence à répondre dans la minute au patron exigeant ou au collègue stressé. Ce n'est pas la technologie qui en est la cause, mais les mésusages de cette technologie.

Le courriel est un des modes de communication où la nétiquette (l'art de bien se comporter sur internet) est la moins bien respectée : trolls et flamewars sur les listes de discussion, messages inutiles, chaînes de destinataires et transferts intempestifs sont courants dans cet environnement. Outil magique, le courriel peut se transformer en instrument de torture si nous n'y prenons garde. Comme tout outil de communication qui relie les hommes, il est notre bien commun et il relève de notre responsabilité d'en prendre soin. Mais encore faut-il en connaître le fonctionnement.

L'écrit ne donne pas le ton « Ne travaille pas trop », m'a écrit une collègue par courriel aujourd'hui. Était-elle sincère ou sarcastique ? Selon une étude publiée dans le Journal of Personality and Social Psychology1, seuls 50 % des messages sont correctement interprétés par ceux qui les reçoivent. Mais 90 % des récepteurs pensent avoir correctement interprété les courriels reçus. Sur la base de plusieurs expériences scientifiques, les auteurs de l'étude expliquent que « les participants étaient convaincus d'avoir correctement compris le ton du message (...). Les gens pensent souvent que le ton ou l'émotion qu'ils transmettent dans leurs messages est évidente, parce qu'ils entendent le ton dans leur tête quand ils écrivent. »

Les éléments de base du courriel

Expéditeur : celui qui envoie le message. De plus en plus de personnes ont plusieurs comptes de courrier électronique. Il est possible de recevoir des messages de leur part en provenance d'adresses électroniques différentes. Attention : une technique courante d'escroquerie consiste à usurper l'identité d'expéditeur d'autrui. Vous pouvez donc recevoir des messages qui semblent avoir été envoyés par des personnes que vous connaissez et vous proposent la plupart du temps de suivre des liens envoyant vers des sites frauduleux. Cette technique courante est appelée le hameçonnage (phishing).

Destinataire : il s'agit de l'adresse à laquelle vous envoyez un message. Vous pouvez envoyer un message à plusieurs adresses. Attention ! S'ils ne sont pas en copie cachée (voir plus bas), tous les destinataires du courriel verront l'adresse des autres destinataires. S'ils ne se connaissent pas, vous risquez de révéler à des tiers l'adresse de personnes qui ne le souhaitent pas. Une erreur de débutant.

Répondre à (/à tous) : cette fonctionnalité permet de répondre à un message en reprenant dans le corps de message le contenu des échanges précédents. Répondre à tous permet d'inclure tous les destinataires dans la réponse. Il est possible de répondre entre les lignes du message initial et non en début ou en fin de message uniquement. Attention : de réponse en réponse, le corps de message devient de plus en plus long et il devient difficile pour les participants à la conversation de se repérer dans ce fatras de textes mélangés. Certaines personnes prennent l'habitude de couper les parties de messages inutiles et de ne garder dans leur réponse que les parties de message auxquelles ils répondent directement.

Copie Carbone (CC) invisible (CCI) : Cette fonction permet de placer des personnes en copie du message que l'on envoie. Ils recevront le message comme s'ils en étaient les destinataires directs mais il est ainsi clair pour tous que le message ne leur est pas directement adressé. Il sont le plus souvent en copie pour information. Les personnes placées en CCI sont invisibles des autres destinataires. Cette fonction est incontournable pour envoyer un message à une liste de personnes sans dévoiler leur adresse de courriel.

Transférer : cette fonction permet de transférer à un tiers le contenu d'un message en provenance d'un contact. Attention ! Les abus du transfert sont nombreux : l'expéditeur du message initial ne souhaite pas toujours que son message soit retransmis à un tiers. Et le destinataire du transfert peut éventuellement retransférer à son tour et ainsi de suite. Un message contenant certaines informations confidentielles peut ainsi se retrouver en quelques minutes porté à la connaissance de centaines de personnes, plaçant l'expéditeur initial dans l'embarras.

Sujet : c'est l'en-tête du message qui doit en décrire le contenu en quelques mots. Cette information est très importante car c'est elle qui permettra au destinataire de juger de l'importance et de l’urgence du message. D'autant plus que certaines personnes ont une boîte mail quotidienne bien chargée. Il convient donc de soigner particulièrement la rédaction du sujet du message, qui doit être à la fois court et explicite. Attention ! Trop de personnes ne remplissent pas ce champ. Leur message apparaît alors dans la boîte de leur correspondant avec un disgracieux « sans objet ».

Corps de message : il s'agit du message lui-même. Il convient de le rédiger avec soin. Le langage SMS est à bannir ainsi que les messages composés tout en majuscule (cela signifie que vous criez). Attention aux mises en forme trop sophistiquées que proposent certains fournisseurs de service. Il faut être conscient que le message peut être visionné au sein d'environnements très différents qui peuvent destructurer le message, le rendant ainsi illisible. Keep it simple (restez simple ) : c'est le plus sûr moyen d'être lu dans les meilleures conditions. Attention aux phrases trop ambiguës qui pourraient générer des soucis d'interprétation du message !

Pièce jointe : il est possible d'attacher des fichiers au message que l'on envoie. Là encore, cette fonctionnalité est une des plus mal utilisées. Lorsqu'on attache un ou plusieurs fichiers à son message, il faut anticiper les conditions dans lesquelles il sera reçu par ses contacts : s'ils ont une connexion internet à faible débit, le simple téléchargement du message avec sa pièce jointe peut bloquer la connexion pendant des heures ! Dans le cas de fichiers volumineux, il est préférable de les placer sur une plateforme de partage de fichiers et d'insérer dans le courriel un lien permettant de télécharger ce fichier indépendamment. Par ailleurs, le destinataire ne dispose pas forcément du même logiciel ou de la même version de logiciel, ce qui fait qu'il ne pourra pas toujours ouvrir la pièce. Il est donc préférable d'utiliser des formats de documents ouverts et libres assurant le maximum d'interopérabilité.

Webmail ou logiciel propre ? Le grand débat Traditionnellement, les courriers électroniques passent par des canaux totalement séparés du web. Ils sont stockés sur des serveurs de messagerie et circulent via des canaux spécifiques (protocoles POP, SMTP et Imap). Mais de plus en plus de fournisseurs offrent des services d'accès par le web aux boîtes aux lettres électroniques. Gmail et Hotmail en sont deux exemples. Le débat fait rage entre les afficionados de l'un ou l'autre des modes d'utilisation du courrier électronique. Voici un petit tableau qui permet de s'y repérer. Directement sur le serveur Webmail Logiciel, alias client mail Arguments positifs - Protège plus efficacement des virus - Limite les risques de perte de messages - Facilite la consultation sur plusieurs supports - Permet de rédiger ses messages hors connexion, puis de les envoyer une fois connecté - Encourage l'autonomie de l'utilisateur - Permet de traiter plus rapidement ses messages Arguments négatifs - Crée une dépendance à un fournisseur de services - Risque sur la confidentialité des informations - Si vous êtes en voyage avec une connexion instable, perte de temps - Risques de perte de données - Complexité de la configuration du logiciel - Risque de virus, essentiellement si logiciel sur Windows ou MacOS